Kỹ Năng Giao Tiếp qua Điện Thoại

<div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Giao tiếp qua điện thoại là một phần của cuộc sống thời đại số hiện nay, nhưng ít ai biết rằng giao tiếp qua điện thoại cũng cần đến sự <a href="http://giaiphapnhahangkhachsan.blogspot.com/2015/01/ly-do-can-tro-thuc-hien-chuyen-nghiep.html">chuyên nghiệp</a>, khéo léo, ứng xử thông minh, truyền thông hiệu quả giữa người nghe và người gọi. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng là một phần của văn hóa giao tiếp hàng ngày, giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng cần thiết và quan trọng của mỗi cá nhân, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng qua điện thoại trong kinh doanh. </span><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Dưới đây là những điều cần lưu ý chung trong giao tiếp qua điện thoại:</span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, …</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Đừng để nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Thực nhiều nhiều cuộc gọi một lúc sẽ làm người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>-  Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích!</i></span><br /> <div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"> <a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgcnz8WkAbl0-E9gd1nk4EvA0e5k-PQfKttE41tCn69ctFoYPPqQjp6dqNfW3UbpnHZV-4OUrg7-LNcp-PrjtLte8C_2D2UbYqXcOFehK3C5G7aYNVLWuiCQvDpmhhvjwzvWqoy161e3BQ/s1600/customer_service_workers.jpg" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="265" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgcnz8WkAbl0-E9gd1nk4EvA0e5k-PQfKttE41tCn69ctFoYPPqQjp6dqNfW3UbpnHZV-4OUrg7-LNcp-PrjtLte8C_2D2UbYqXcOFehK3C5G7aYNVLWuiCQvDpmhhvjwzvWqoy161e3BQ/s1600/customer_service_workers.jpg" width="400" /></a></div> <br /></div> <div style="text-align: justify;"> <b style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">1. Kỹ năng tiếp nhận điện thoại gọi đến</b></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Trong kinh doanh bạn thường tiếp xúc với khách hàng mới bằng điện thoại và người ta sẽ đánh giá bạn ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên này, vậy bạn cần phải biết cách giao tiếp qua điện thoại một cách khéo léo. Bạn sẽ dễ gây ấn tượng xấu nếu bạn tiếp chuyện điện thoại một cách không ý nhị và chuyên nghiệp. Khách hàng sẽ rất bực mình nếu gọi điện thoại đến phải chờ lâu mới có người nghe máy. Nghệ thuật lắng nghe không chỉ đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Người ở đầu dây bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn.</span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như: “<i>vâng, tôi đang nghe</i>” hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại. Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn. Đừng nói quá to, cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Cũng đừng gào vào máy vì người ta sẽ nghĩ bạn đang quát vào tai người ta. Hãy trả lời thẳng vào vấn đề. Cuối buổi nói chuyện hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi đẻ xem hai người đã thống nhất hoặc chưa thống nhất với nhau điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp</span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><b>Lưu ý khác khi tiếp nhận điện thoại:</b></span></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Nhấc máy sau hồi chuông thứ ba. Như vậy chúng ta có  đủ thời gian để chỉnh trang lại tư thế, tinh thần để sẵn sàng nói chuyện điện thoại dù trước đó chúng ta có bận rộn với gì khác đi chăng nữa.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <i><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">-</span><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"> </span><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Trong khi nói điện thoại không nên hút thuốc, nhai kẹo uống nước, không nói chuyện với người bên cạnh ai Nên dùng một số từ ngữ thể hiện là mình đang lắng nghe họ nói. Không nên im lặng hoàn toàn.</span></i></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Mỉm cười khi nói: nụ cười thân thiện hay không thì người nghe có thể biết được, vậy cho nên mỉm cười khi nói chuyện qua điện thoại sẽ đem cảm giác gần gũi, thân thiện cho cuộc trao đổi qua điện thoại.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <i><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">- </span><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Câu đầu tiên khi tiếp cuộc điện thoại gọi đến là chào hỏi và tự xưng danh cá nhân, cơ quan để người gọi đến không mất thời gian khẳng định là đúng nơi cần gọi</span></i></div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i>- Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng. Nói một cách tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ khách hàng. Khi khách hàng muốn nhắn lại cho ai đó thì cần ghi chép đầy đủ thông tin: nội dung nhắn, người nhắn, thời gian nhắn.</i></span></div> <div style="text-align: justify;"> <div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"> <a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhuHo5lU_zys3FkazTaRIESW3aFEMOAlfWYnn1BhsmWb-xbbmyfLLTjSJd2XHI07O01Odajqwqs80Mv1hGXJXyJsrQzhlk3t4ym2Y9MeWqin9IAOlxHtaLta1Pb9XJR2rfLGrE9w7KKwh4/s1600/telesales.jpg" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="182" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhuHo5lU_zys3FkazTaRIESW3aFEMOAlfWYnn1BhsmWb-xbbmyfLLTjSJd2XHI07O01Odajqwqs80Mv1hGXJXyJsrQzhlk3t4ym2Y9MeWqin9IAOlxHtaLta1Pb9XJR2rfLGrE9w7KKwh4/s1600/telesales.jpg" width="320" /></a></div> <div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"> <br /></div> </div> <div style="text-align: justify;"> </div> <div style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><b>2. Kỹ năng gọi đện thoại đi</b></span><br /> <div> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Để cuộc nói chuyện có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp. Đó là thời điểm mà khách hàng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Muốn vậy ta phải nắm được lịch trình hoạt động thường ngày của khách hàng. Hơn nữa cần tìm hiểu tâm lý, thị hiếu của khách hàng trước khi gọi đến để nói như thế nào cho phù hợp. Cần chuẩn bị trước thông tin, nội dung cần trao đổi với khách hàng.</span></div> <div> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><b>Nên và không nên gọi vào những thời điểm sau:</b></span></div> <div> <em><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">- Không nên gọi vào giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.</span></em></div> <div> <em><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">- Không nên gọi vào giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.</span></em></div> <div> <em><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">- Không nên gọi điện thoại vào giờ có phim hay, có đá bóng hay.</span></em></div> <div> <em><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">- Buổi sáng nên gọi điện từ 9h00 đến 10h30</span></em></div> <div> <em><span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">- Buổi trưa chiều từ 15h00 đến 16h30</span></em></div> <div> <div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"> <a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgQ5PH32QP-7QYW-sM6pnPWfMS7e8gsm2fPFeibO3Rg58U3RDv-ZjsMfCamdIogDcS-6ebHbe0f5tnvdRcYexTLf7vCg2RPzNwf6K5JBkhhEplblvlovwFDVe7zU_-9F8mdfapqY2m0BVk/s1600/giao-tiep-qua-dien-thoai-nhanh-chong.png" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="309" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgQ5PH32QP-7QYW-sM6pnPWfMS7e8gsm2fPFeibO3Rg58U3RDv-ZjsMfCamdIogDcS-6ebHbe0f5tnvdRcYexTLf7vCg2RPzNwf6K5JBkhhEplblvlovwFDVe7zU_-9F8mdfapqY2m0BVk/s1600/giao-tiep-qua-dien-thoai-nhanh-chong.png" width="320" /></a></div> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;">Nên sắm một cuốn sổ điện thoại, cả một cây bút chì và giấy ticke nữa để gần máy điện thoại và tốc kí khi nói chuyện. Làm như thế sẽ giúp bạn nghe chủ động hơn và cung cấp thông tin chính xác hơn sau đó. Hãy nói “<b><i>Vâng</i></b>”, “<b><i>Tôi hiểu</i></b>”, “<b><i>Tuyệt!</i></b>” để tỏ rằng bạn quan tâm đến những lời họ nói. Xác nhận lại thông tin cuối mỗi cuộc gọi để chắc rằng cả hai đều nhất trí với những giải pháp đạt được.</span></div> <div> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><b><br /></b></span></div> <div> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><b>Kết thúc cuộc gọi </b>bằng cách cảm ơn người ta đã bỏ thời gian tiếp chuyện với bạn và tỏ ý mong được nói chuyện với họ lần sau (nếu thực như thế). Nếu không, hãy nói cám ơn và gác máy. Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội kinh doanh sau này cho bạn. Trong thời đại hội nhập và thông tin ngày nay, bạn sẽ chẳng bao giờ biết trước mình sẽ làm ăn với ai trong tương lai đâu. Vì thế, sẽ không khôn ngoan nếu bạn bỏ ngang mọi việc, trong khi tiếp điện thoại chẳng hạn. Hãy nhớ rằng trong nền kinh tế thị trường toàn cầu này, những vụ làm ăn béo bở được kí bởi những người thậm chí chưa biết mặt nhau.</span><br /> <br /></div> <div> <span style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif;"><i><a href="http://vietsolutions.vn/">VIETSOLUTIONS </a>sưu tầm từ http://cuocsongdungnghia.com/</i></span></div> </div> <div id="content"> <div class="post-2554 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-csdn category-thu-vien post-single clearfix" id="post-2554"> <div class="entry clearfix"> <div style="text-align: justify;"> <br /></div> </div> </div> </div>

Kỹ Năng Giao Tiếp qua Điện Thoại

Giao tiếp qua điện thoại là một phần của cuộc sống thời đại số hiện nay, nhưng ít ai biết rằng giao tiếp qua điện thoại cũng cần đến sự c...

+ Read more »